Heute möchte ich Ihnen die Hintergrundgeschichte des Ansatzes der „Radikalen Papierkram-Optimierung“ erzählen – und warum und wie ich ihn entwickelt habe.
Eine kleine Fallstudie – Mein erster „Lebens-Ordner“
Meinen ersten „Lebens-Ordner“ habe ich vor mehr als zwanzig Jahren angelegt, als wir das erste Mal ins Ausland gezogen sind.
Manche Menschen stellen einen „Notfallordner“ zusammen. Wie der Name schon sagt, werden diese Sammlungen der wichtigsten Unterlagen meist nur im Notfall hervorgeholt und verwendet – etwa wenn eine Naturkatastrophe dazu zwingt, das Haus fluchtartig zu verlassen und alles andere zurückzulassen, oder wenn unerwünschte Ereignisse wie Krankheit oder Tod das Leben auf den Kopf stellen.
Mir hat dieser Name nie gefallen, und mein Ordner hatte von Anfang an weitaus mehr Funktionen, als nur die, mich im Notfall abzusichern. Deshalb habe ich mich damals entschieden, ihn meinen „Lebens-Ordner“ zu nennen.
Der ursprüngliche Zweck des Lebens-Ordners
Meinen ersten Lebens-Ordner habe ich vor vielen Jahren für unseren Umzug in ein weit entferntes neues Heimatland angelegt. Damals wollten wir unsere wichtigsten persönlichen Dokumente einfach absolut sicher wissen.
Ein einzelner Ordner im Handgepäck war dafür die perfekte Lösung: Selbst wenn das Schiff mit all unseren Containern und den restlichen Papierkisten gesunken wäre, hätten wir das Wichtigste bei uns gehabt.
Damals (2003) war man viel stärker auf gedruckte Unterlagen angewiesen als heute. Es gab weder Smartphones, um Kontakte, Termine oder Notizen digital zu verwalten, noch Cloud-Speicher.
Selbst wenn ich Daten auf dem Computer gesichert hatte, waren sie auf Reisen nicht abrufbar – ganz abgesehen vom Risiko, dass der Rechner Schaden nehmen könnte. Fast alles, von den Ausweisen bis zu den Verträgen, war damals noch echter „Papier“-Kram.
Seitdem sind wir noch einige Male nach Übersee umgezogen, und mein Lebens-Ordner war immer Teil meines Handgepäcks und reiste im Flugzeug mit mir.
Der Lebens-Ordner blieb also weiterhin die zentrale und sichere Sammelstelle für alle unsere wichtigen Informationen, hatte aber auch andere Funktionen in unserem Alltag, wie zum Beispiel:
- Schneller Zugriff auf wichtige Daten, Kontakte und Infos – zum Beispiel, wenn ich unsere Reisepassnummern zum Ausfüllen eines Formulars oder unsere Steuernummern für einen Investitionsantrag benötigte.
- Archiv für Originaldokumente, für die wir keinen separaten Aufbewahrungsort hatten – zum Beispiel Originale von Geburtsurkunden, Stammbüchern, Abmeldebescheinigungen aus Deutschland usw.
- Sammelstelle für Kopien wichtiger Dokumente und Ausweise, bei denen das Original im Alltag benötigt wird und daher nicht abgeheftet werden kann – zum Beispiel Kopien von Pässen, Führerscheinen, Kreditkarten, Krankenversicherungskarten usw.
- Übersichten über die wichtigsten Daten bedeutender Verträge (mit komplexeren Dokumentationsanforderungen), die in separaten Ordnern oder Archivboxen abgelegt waren, wie z. B. Mietverträge, Finanzberichte oder Versicherungsverträge.
- Übersichten über wichtige Kontakte (enge und erweiterte Familie, Freunde, wichtige Kollegen, Nachbarn, Steuerberater, Immobilienmakler, Handwerker usw.).
- Sammelstelle für „geheime“ Informationen wie Zugangsdaten für elektronische Geräte und Online-Konten.
- Sammelstelle für „Für den Notfall“-Informationen wie Patientenverfügungen und Vorsorgevollmachten, Testamente, Bestattungsrichtlinien und Anweisungen zum Umgang mit persönlichem Schriftverkehr (z. B. meine Tagebücher, Fotos und andere persönliche Erinnerungsstücke).
Der Wendepunkt: Radikale Papierkram-Optimierung
Der Lebens-Ordner hat mir über viele Jahre hinweg gute Dienste geleistet, weil ich wusste, dass ich die wichtigsten Informationen bei Bedarf immer einfach und schnell finden konnte.
Dass die Schiffe, die unser Hab und Gut transportierten, bei unseren Umzügen glücklicherweise nie gesunken sind, hatte allerdings auch eine Kehrseite. Denn alles kam immer unbeschadet in unserem neuen Zuhause an: Nicht nur mein Lebens-Ordner, sondern auch all diese anderen Ordner, Mappen, Archivboxen und Hängeregister voller Papierkram.
Und ich habe einfach alles behalten. Wo auch immer wir lebten, ich hatte immer zu viel Papierkram im Haus gelagert.
Ich habe einfach alles aufgehoben, weil ich keine bewussten Entscheidungen darüber getroffen hatte, was wirklich wichtig war und was nicht. Um auf Nummer sicher zu gehen, habe ich so gut wie nichts weggeworfen.
Das ist heute nicht mehr so, da ich vor einigen Jahren das Konzept der „Radikalen Papierkram-Optimierung“ in unserem Haushalt eingeführt habe. Ich habe unseren physischen und digitalen Papierkram radikal reduziert.
Heute haben wir eine einzige Sammelstelle für unsere besonders wichtigen Informationen, den Lebens-Ordner. Er enthält nur und alle unsere wichtigsten persönlichen Daten und Informationen. Neben diesem Verzeichnis besitzen wir nur noch ein paar schlanke Archiv-Ordner für den restlichen Papierkram.
Und ich weiß: Wenn wir uns in Zukunft wieder für einen Umzug nach Übersee entscheiden, muss ich den Lebens-Ordner nicht mehr im Flugzeug mitnehmen – sein digitales Duplikat „lebt“ in der Cloud und steht mir überall zur Verfügung, wo ich mich befinde.
Und – wie sieht es bei Ihnen aus?
- Haben Sie eine zentrale Sammelstelle für Ihren wichtigen Papierkram und Ihre persönlichen Informationen in Ihrem Zuhause?
- Und, falls Sie in der Vergangenheit auch mal umgezogen sind: Wie haben Sie den Transport Ihrer wichtigen Dokumente und Daten organisiert?
- Oder falls Sie planen, in naher Zukunft in ein neues Zuhause zu ziehen: wie stellen Sie sicher, dass Sie das mitnehmen, was jetzt wichtig ist (und nicht das, was nur in der Vergangenheit Bedeutung hatte)?
Die Einrichtung einer solchen „Informations-Sammelstelle“ (wie des Lebens-Ordners) macht nicht nur unser eigenes Leben (und eventuelle Umzüge) leichter.
In einem anderen Artikel werde ich Ihnen den zweiten Grund erläutern, warum ich ein so großer Fan des Lebens-Ordners bin: Er hilft uns, für unsere Angehörigen zu sorgen und sie in schwierigen Zeiten zu unterstützen, falls uns etwas Ernsthaftes zustossen sollte.
Was wir heute tun (unsere wichtigsten Informationen zu organisieren), wird unserer Familie erheblich dabei helfen, das zu tun, was notwendig ist (unsere persönlichen Angelegenheiten zu regeln), wenn wir es selbst nicht mehr können.
Bitte melden Sie sich, falls Sie Fragen haben oder Ihr eigenes Papierkram-Organisations-Projekt durchsprechen möchten.
