Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Lebens-Ordners beginnen, möchte ich Ihnen einen wichtigen Tipp mit auf den Weg geben:
- Das Ziel ist es, das Projekt „Lebens-Ordner“ so einfach und unkompliziert wie möglich zu gestalten. Es geht darum, etwas Wertvolles, Nützliches und Praktisches zu schaffen.
- Das Ziel ist nicht, etwas Schönes und Perfektes zu kreieren – denn das ist, glauben Sie mir, schlichtweg nicht möglich.
Die drei grundlegenden Schritte zur Erstellung Ihres Lebens-Ordners
Schritt 1 – Erstellen Sie eine Liste Ihrer wichtigen Lebensbereiche und Themen
Diese Liste bildet später die Struktur Ihres Lebens-Ordners, also Ihr Inhaltsverzeichnis.
Ich empfehle Ihnen, die Liste einfach in einem Word-Dokument herunterzuschreiben. So können Sie jederzeit unkompliziert Dinge hinzufügen oder ändern. Verschwenden Sie am Anfang keine Zeit mit der Formatierung oder optischen Gestaltung.
Das Design können Sie später optimieren, wenn Sie ein klareres Bild von der endgültigen Version Ihres Ordners haben. Schreiben Sie für den Anfang einfach alles auf, was Ihnen in den Sinn kommt – jeden Lebensbereich und jedes Thema, das Ihnen wichtig erscheint.
Ein Beispiel für das Inhaltsverzeichnis des Lebensordners FINDEN SIE HIER: (link zu post 16)
Schritt 2 – Wählen Sie ein Thema aus und tragen Sie die Daten zusammen
Suchen Sie sich einen Lebensbereich aus Ihrer Liste aus und fangen Sie an, die relevanten Daten und Unterlagen zu sammeln. Welche Details sind in diesem Bereich wichtig und müssen in den Lebens-Ordner? Welche Dokumente müssen unbedingt aufgehoben werden und gehören in einen Ihrer Archiv-Ordner?
In einem der nächsten Artikel werde ich eine ausführlichere Vorlage für einen Lebens-Ordner verlinken. Diese Vorlage kann Ihnen als Orientierung dienen, damit Sie sehen, welche Detailinfos in Ihrer zentralen Infostelle nicht fehlen sollten.
Fangen Sie für den Moment aber einfach an und schreiben Sie die relevanten Infos unter den gewählten Lebensbereich. Auch das muss weder schön noch lückenlos sein – Korrekturen und Ergänzungen sind später jederzeit möglich.
Schritt 3 – Ergänzen Sie Infos zu den dazugehörigen Dokumenten
Falls Ihr Papierkram bereits gut in einem Ablagesystem organisiert ist, können Sie das erst einmal so lassen (und später ausmisten).
Wenn Sie ganz von vorne anfangen, können Sie alle physischen Unterlagen zu dem gewählten Lebensbereich vorerst in einer temporären Box oder Ablageschale sammeln. Sobald Sie wissen, wie viel Papierkram Sie tatsächlich behalten wollen oder müssen, können Sie sich für eine passende Aufbewahrungs- oder Ablageform entscheiden (z. B. einige physische oder digitale Archiv-Ordner).
Die drei Schritte in der Praxis
Ein einfaches Beispiel:
- Schritt 1 (Themenliste): Als ich für die Erstellung eines Updates unseres Lebensordners mit Schritt 1 begann, sah meine Liste so aus: Persönliche Daten / Kontakte / Hunde / Zuhause / Auto etc. / Finanzen / Gesundheit / Steuern / Im Fall der Fälle. Da mein Unternehmen ein wesentlicher Teil meines Lebens ist, habe ich mich dann entschieden, auch die Kategorie „Übersicht Business M“ aufzunehmen.
- Schritt 2 (Daten sammeln): Bei der Bearbeitung des Themas „Übersicht Business M“ habe ich die wichtigsten Basisdaten meines Unternehmens gesammelt. Dazu gehören Dinge, die ich selbst oft nachschlagen muss, wie zum Beispiel meine Steuernummer.
- Schritt 3 (Zusatzressourcen verknüpfen): Direkt am Anfang des Abschnitts „Übersicht Business M“ habe ich notiert, wie und wo die physischen und digitalen Dokumente dazu abgelegt sind. Außerdem habe ich Infos für den Fall hinterlegt, dass jemand anderes meine geschäftlichen Angelegenheiten regeln und das Business abwickeln muss, falls mir etwas zustößt.
Einblick in die Praxis: Das Thema „Übersicht Business M“
Es folgt die Kopie meiner Eintragungen in unserem Lebens-Ordner:
Übersicht Business M – Let Go – Move On
Allgemeine Infos
Physisches/digitales Ablagesystem:
- Papierkram: Die Ordner „Business Admin Essentials“ und „Buchhaltung“ sollten aus rechtlichen und steuerlichen Gründen einige Jahre aufgehoben werden. Alle anderen physischen Ordner sind nur jetzt wichtig, solange ich das Business führe; sie können entsorgt werden, sobald das Unternehmen nicht mehr existiert.
- Digitale Dokumente: Siehe Google Drive, Hauptordner „LGMO“ (Link: https://drive.google.com/drive/folders/beispiel-link). Nur der Unterordner „Admin“ im Ordner „2-Areas“ sollte für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden; alles andere im Hauptordner „LGMO“ kann nach der Schließung gelöscht werden.
Steuererklärung:
Ich habe die jährliche Steuererklärung immer selbstständig ausgefüllt und eingereicht (ohne die Hilfe von Gerds Steuerberater). Ich gehe davon aus, dass nach der Betriebsschließung eine Abschluss-Steuererklärung eingereicht werden muss. Dies kann über das MyGov-Konto der australischen Regierung erledigt werden (siehe oben unter „Schneller Überblick – Wichtigste persönliche Daten“). Die Unterlagen vergangener Steuererklärungen können als Richtlinie genutzt werden; sie befinden sich im physischen Ordner „Steuern Australien“.
Letzte To-dos nach der Betriebsschließung:
Das Geschäftskonto und das PayPal-Konto müssen gekündigt werden, ebenso wie die Gewerbeanmeldung und die Registrierung des Firmennamens (Unterlagen dazu siehe im Ordner „Business Admin Essentials“). Meine Online-Konten/Apps und Social-Media-Accounts (Facebook und LinkedIn) müssen schnellstmöglich gelöscht werden, vor allem, um laufende Abo-Zahlungen für Software zu stoppen. Meine Website (gehostet bei Dreamhost) sowie mein Newsletter-Software-Konto (ConvertKit) müssen ebenfalls abgeschaltet werden (Zugangsdaten siehe unten in der Liste für Online-Konten).
Bankkonten
Margot Business | NAB (Randwick Belmore Rd)
- Website: nab.com.au
- BSB: 000 000 | Konto: 000-000-0000
- Benutzername: 00000000 | Passwort: abcDE00xxx
Margot Business | Karte: NAB Business Visa Debit
- Name auf der Karte: Margot Obertopp
- Kartennummer: 0000 0000 0000 0000 | Prüfziffer: 000 , Gültigkeit: 11/23 – 08/27 | Karten-PIN: 0000
Margot Business | PayPal
- Website: paypal.com/au/business
- Benutzername: margoti@example.com.au | Passwort: abcDE00xxx
Gewerbeanmeldung (Business Registration)
- Australische Regierung, Australisches Betriebsregister (Australian Business Register).
- Australische Betriebsnummer (ABN): 00 000 000 000, gültig ab 05.01.2016.
Registrierung des Firmennamens (Business Name Registration)
- ASIC (Australian Securities & Investments Commission)
- Name: Let go – Move on
- Registrierungsdatum: 16.08.2018 | Nächste Verlängerung: 16.08.2027
Steuernummer (Tax File Number)
- TFN: 00000000 (Das ist meine persönliche Steuernummer)
Online-Konten / Apps
- Siehe „Alphabetische Liste – Online-Konten – G und M“ im Google Drive-Ordner (Mein Drive / MKO and GO / 01 – Lebens-Ordner / B – Anlagen zum Lebens-Ordner).
- Siehe auch physischer Ordner: „Lebens-Ordner – Anlage – Alphabetische Liste Online-Konten“.
Bitte melden Sie sich, falls Sie Fragen haben oder Ihr eigenes Papierkram-Organisations-Projekt durchsprechen möchten.
